§ 63 Úřední záznam

DŘzákon č. 280/2009 Sb. · Hlava V – Dokumentace · znění od 1. 1. 2026

Lidsky řečeno

Tento paragraf vysvětluje, jak berní úřad (správce daně) zaznamenává důležité informace, které nezapsal do oficiálního zápisu (protokolu). Týká se to všech úkonů při správě daní, u kterých úředník zjišťuje podstatné skutečnosti například z telefonátů nebo ústních sdělení. Pro podnikatele to znamená, že si úřad dělá písemné poznámky o každém významném kontaktu nebo předaném dokumentu.

O důležitých daňových úkonech, které nejdou do protokolu, vyhotoví úředník úřední záznam.
Do úředního záznamu se zapisují fakta zjištěná z ústních sdělení, oznámení, poznámek, telefonátů a dalších písemností.
Záznam musí obsahovat časový údaj o tom, kdy byl vyhotoven.
Papírový úřední záznam podepisuje úředník, který ho vytvořil.
V případě elektronického vyhotovení se podpis nevyžaduje, pokud systém umožňuje identifikaci úředníka a pohlídá, že se obsah nezměnil.

Pozor: Dejte si pozor na to, že i běžný telefonický hovor nebo ústní sdělení s úředníkem může být zaznamenáno do spisu jako oficiální úřední záznam.

Příklad: Pokud voláte na berní úřad a ústně úředníkovi sdělíte důležitou informaci k vaší dani, úředník o tomto telefonickém hovoru vyhotoví úřední záznam, uvede čas jeho vytvoření a vloží ho do vašeho spisu.

Zjednodušené vysvětlení vzniká automaticky a nenahrazuje odbornou radu. Závazné je úřední znění níže.

Úřední znění

(1) O důležitých úkonech při správě daní, které nejsou součástí protokolu, sepíše správce daně úřední záznam, ve kterém zachytí skutečnosti, které mají vztah ke správě daní, zjištěné zejména z ústních sdělení, oznámení, poznámek, obsahů telefonických hovorů a jiných spisových materiálů.

(2) Úřední záznam podepíše úřední osoba, která ho vyhotovila, s uvedením časového údaje, kdy došlo k jeho vyhotovení; to neplatí, je-li úřední záznam vyhotoven úřední osobou elektronicky způsobem umožňujícím její identifikaci a zjištění změny obsahu úředního záznamu.

Zdroj: e-Sbírka